módulo Frota · em produção
Controle de frota para prefeituras, do pedido de viagem à conta do mês.
O motorista registra saída e retorno pelo celular. O posto confere a autorização pelo QR do carro. A oficina abre a ordem de serviço no sistema. E o secretário assina o extrato do mês sabendo de onde veio cada real.
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01 · viagens
O mapa de saída e retorno, agora digital.
- Cada viagem nasce com número sequencial, veículo, motorista, destino e passageiros.
- O motorista registra o km de saída e o de retorno no celular, e o retorno não aceita km menor que o da saída.
- Pedágio, estacionamento e borracheiro entram como despesa da viagem, com a foto da nota.
- Viagem que saiu e não voltou aparece em destaque para quem gerencia, até alguém resolver.
- As telas do motorista têm botões e números grandes, feitas para quem usa o celular na garagem.
02 · abastecimento
Combustível só com autorização, e a autorização vale uma vez.
- A viagem gera a autorização de abastecimento, com limite de litros. Ela vale da véspera às 18h até 24 horas depois do horário marcado, e é consumida no primeiro uso.
- No posto, o frentista lê o QR colado no carro e vê, sem login, se o veículo pode abastecer e até quanto.
- Abastecimento sem autorização ou em posto fora do credenciamento não some: vai para conferência, com justificativa.
- Na hora do lançamento, o sistema avisa quando o km é menor que o último registrado, quando os litros passam da capacidade do tanque ou quando o preço foge da média do posto.
03 · oficinas e garagem
Nenhum conserto começa sem aprovação.
- A oficina credenciada abre a ordem de serviço no sistema, e a prefeitura aprova ou reprova antes do serviço.
- Cada oficina vê só as próprias ordens de serviço.
- Ordem de serviço parada há mais de 24 horas ganha alerta na lista.
- A nota é conferida no encerramento, contra o que foi aprovado.
- A garagem própria da prefeitura tem orçamento e pedido de peça no mesmo registro do serviço.
- Ordem de serviço não se exclui: cancelar guarda o motivo, quem cancelou e quando.
04 · contas do mês
A conta chega conferida, item a item.
- Posto, oficina e fornecedor de peças têm a conta do mês montada com cada lançamento.
- O preço cobrado é comparado com o preço de contrato do posto, e a diferença aparece com nome.
- O financeiro confere e registra o pagamento. Quem pagou combustível do bolso em viagem recebe o reembolso pela prestação de contas.
- O extrato da secretaria lista cada gasto do mês, com quem lançou e quem aprovou: é o que o secretário assina.
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05 · multas, veículo e painéis
O que a frota custa, e quem responde por cada parte.
Multas
A multa é registrada, o sistema aponta quem estava com o veículo pelas viagens lançadas, e a cobrança ao motorista sai numa conta mensal, com recurso registrado.
Dossiê do veículo
Custo total com combustível e consertos, consumo médio em km/l e a linha do tempo de viagens, ordens de serviço e multas, numa tela. Serve para decidir se vale manter o carro.
Painéis
Gasto por secretaria, evolução mensal e consumo por veículo para a gestão; o Painel do Gabinete para o prefeito; e um painel público, sem login, com os números da frota.
06 · quem faz o quê
Cada pessoa no seu papel, com a regra valendo no servidor.
- Administrador
- cadastra veículos, secretarias, postos, oficinas e usuários
- Responsável
- monta as viagens, aprova consertos e confere os lançamentos da secretaria
- Autorizador
- cuida só de viagem e combustível da sua secretaria
- Financeiro
- confere as contas do mês e registra o pagamento
- Fiscal
- vê tudo e não altera nada: controle interno sem risco de mexer por engano
- Motorista
- registra saída, retorno e abastecimento pelo celular
- Oficina
- abre e executa as ordens de serviço, e vê só as dela
- Posto
- lê o QR do carro e confere a autorização, sem precisar de login
Toda alteração fica na trilha de auditoria, com autor, data e valor anterior. Como os dados são guardados e protegidos está em Segurança e LGPD.
Veja a frota da sua prefeitura no OnTrac.
Uma conversa objetiva, com o sistema real na tela. As telas desta página são de um município fictício, com dados simulados.